Tips voor een vruchtbare vergadering

Voorafgaand aan de vergadering

• Zorg voor een goede voorbereiding

Voor de voorzitter:

Zorg dat je de agendapunten op een rijtje hebt. Wanneer er van te voren al notulen kunnen worden toegevoegd, doe dit dan ook. Zo kunnen deelnemers de agenda inclusief notulen van tevoren lezen en voorbereiden. Mocht je informatie nodig hebben van iemand anders, vraag diegene dan van tevoren deze in te vullen onder het desbetreffende agendapunt. Stuur de agenda naar alle deelnemers zodat zij ook de gelegenheid hebben om zich optimaal voor te bereiden.

Voor de deelnemers:

Een goede voorbereiding scheelt veel tijd. Wanneer de deelnemers goed voorbereid zijn, zal de vergadering ook soepeler verlopen. Zorg ervoor dat je de agenda doorgenomen hebt en eventuele aanvullingen hebt gedaan. Door het doornemen van alle agendapunten ben je op de hoogte van alle aspecten die besproken zullen worden.

• Bekijk wie er deel moet nemen aan de vergadering

Voor de voorzitter:

Nodig niet teveel mensen uit en selecteer alleen diegene die ook echt belangrijk en een toevoeging zijn aan de vergadering. Ook kan je er voor kiezen om sommige mensen alleen bij een aantal agendapunten aanwezig te zijn, zo voorkom je dat deelnemers irrelevante punten mee krijgen en tijd overhouden voor ander werk.

• Zorg dat je op tijd bent!

Dit geldt voor iedereen. Het is vervelend wanneer een vergadering al begonnen is en dan opeens mensen binnen komen lopen en bijgepraat moeten worden. Dit kost niet alleen veel tijd, maar is ook gewoon heel onprettig.

Tijdens de vergadering

• Laat iedereen aan het woord

Voor de voorzitter:

Geef deelnemers ruimte om hun mening te geven en dus iedereen aan het woord te laten. Mocht je merken dat iemand afdwaalt van het onderwerp of wel erg lang erover blijft praten, spreek diegene er dan op aan zodat er niet teveel tijd verloren gaat. 

• Houd je aan de agenda

Zorg dat er niet afgeweken wordt van de vastgestelde agenda. Mocht dit wel gebeuren, zet dit punt dan onder het kopje WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt) en bespreek het op het einde. Ook kan er voor gekozen worden om de eerstvolgende vergadering dit punt te bespreken.

• Notuleren

Zorg dat er iemand is die de vergadering notuleert. Dit hoeft niet letterlijk woord voor woord. Het is belangrijk dat de belangrijkste informatie en besluiten worden vastgelegd in kernwoorden.

• Duidelijke actiepunten en beslissingen

Het is belangrijk dat voor iedereen duidelijk is wat hij of zij nu te doen staat. Som dus alle actiepunten op en hang die aan elke deelnemer. Zo zorg je ervoor dat ook iedereen wat zijn taak is en dit zal doen. Daarnaast is het belangrijk om alle beslissingen die zijn genomen goed op te sommen en te zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte is.

Na afloop van de vergadering

• Stuur de notulen naar alle deelnemers

Voor de voorzitter:

Stuur na afloop van de vergadering de notulen naar alle deelnemers. Zo kan iedereen op zijn gemak en altijd nog even teruglezen wat er is gezegd.

• Actiepunten uitvoeren

Voer de actiepunten die zijn opgesomd zijn uit. Als het goed is weet je welke actiepunten voor jou gelden. Door deze ook echt uit te voeren zal de vergadering ook echt succesvol zijn geweest, een vruchtbare vergadering dus!

Om vruchtbaar te vergaderen, kan het heel waardevol zijn om met een vergadertool te werken. Een vergadertool helpt je om dit gehele proces te digitaliseren en deels te automatiseren.

Jij ziet de kansen van digitalisering. Je hebt een idee voor een digitaal product, app, platform of SaaS oplossing. Echter, je beschikt niet over de kennis om het gehele proces van het realiseren van je idee in praktijk te brengen. Je hebt hulp nodig bij de (1) validatie van het idee, (2) Het verkrijgen van het benodigde kapitaal, (3) Ontwikkeling van de benodigde software of (4) Het vermartken van het idee.

Wellicht mis je zelfs om meerdere van deze punten de kennis / de mogelijkheid om aan de slag te gaan. Hoe je nu aan de slag moet gaan? Grote kans dat het inschakelen van een venture builder jou kan helpen. 

Venture Building

Wat Venture Building is? Venture Builders zijn, volgens de definitie van Duodeka, bedrijven die zich toeleggen op het systematisch ontwikkelen van nieuwe bedrijven, deze in de markt zetten en laten slagen. Ze kunnen dit in opdracht doen van opdrachtgevers of partners, maar kunnen dit ook geheel intern doen voor eigen producten. 

Waarvoor jij een venture builder exact kunnen benaderen? Hulp bij het valideren van je bedrijfsidee, het krijgen van het benodigde kapitaal, het samenstellen van een team, het ontwikkelen van de software en het op de markt brengen van het product (hulp bij marketing en sales). 

Uiteraard zal er iets tegenover de werkzaamheden van de venture builder moeten zijn. Vaak werken venture builders in ruil voor een bepaald percentage van de aandelen. Echter, er kan ook gewerkt worden voor een uurtarief / projecttarief. Op deze manier kun je de gehele zeggenschap over je bedrijfsidee zelf in handen houden. Wellicht wel zo prettig, maar wanneer je nog geen gevestigde ondernemer bent, is dit vanuit financieel oogpunt niet altijd mogelijk. 

In de nabije toekomst verwachten wij een toename van het aantal venture builders op de Nederlandse markt, mede doordat steeds meer bedrijven de kansen van digitale producten in zien, maar niet alle capaciteiten hebben om deze te benutten.