Werken vanuit de cloud betekent dat uw data (en vaak ook uw programma's) op elke locatie en op ieder apparaat bereikbaar zijn. Ze staan spreekwoordelijk opgeslagen in de ‘cloud’. In praktijk betekent niet meer dan dat uw data opgeslagen staat op een server waar u ieder moment van de dag toegang tot heeft.

Overtuigd om te gaan werken vanuit de cloud? Onderstaand een aantal stappen die u kunt doorlopen om uw start te maken met werken in de cloud.

1. Denk na over wat u in de cloud wilt zetten

Naast dat de cloud een oplossing is om vanaf elke locatie toegang te hebben tot uw data, is de cloud ook erg handig voor het back-uppen van data. 

Waarvoor wilt u de cloud gaan inzetten? Voordat u deze vraag beantwoordt, is het handig om de huidige bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Welke programma's gebruikt, welke data moet altijd toegankelijk zijn? Welke data mag absoluut niet verloren gaan en kunt op de cloud plaatsen als back-up?

Het is niet verplicht om direct al uw data op de cloud te plaatsen. Overleg ook met medewerkers, zij moeten tenslotte met de cloud gaan werken en weten vaak ook welke data eenvoudig toegankelijk moet zijn.

Privacygevoelige data op de cloud?

Denk ook goed na over wat de beste oplossing is voor uw privacygevoelige data. Zogeheten ‘data leaks’ zijn namelijk in het verleden nog al eens voorgevallen. Dit wilt niet zeggen dat uw data in de cloud niet veilig is. Partijen zoals Microsoft doen er namelijk alles aan om hun data te beschermen. Daarnaast zijn er zelf een aantal stappen die u kunt nemen om de veiligheid van uw data te vergroten. Zie hiervoor stap 6: Beveilig uw cloud waar mogelijk.

Niet zeker of u de data in de cloud of op uw eigen server (lokaal) wilt opslaan? Hoe de volgende richtlijnen aan:

Data voor in de cloud

• Data waarvan u een back-up wilt

• Programma's waar uw bedrijf vaak mee werkt

• Niet gevoelige data

Data voor op uw eigen server (lokaal)

• Zelfontwikkelde software

• (Privacy) gevoelige data

2. Maak een overzicht van uw wensen

U weet nu welke data u op de cloud wilt zetten, de volgende stap is om uw wensen in kaart te brengen. Dit kunt u gemakkelijk doen door een programma van eisen (PvE) op te stellen. 

In dit plan geeft u antwoord op de vraag: wat verwacht u precies van uw cloudleverancier? Hou hierbij uw keuzes bij stap 1 in het achterhoofd. Verwerk de volgende onderdelen in uw programma van eisen:

• Wat wilt u in de cloud kunnen doen? Denk hierbij aan e-mail, samenwerken, back-ups maken, het beheren van klanten, etc.

• Welke eisen stelt uw branche? Zo zijn er in de medische branche namelijk wat beperkingen als het gaat om de opslag van medische gegevens.

• Wat voor budget is er beschikbaar voor de cloudoplossing?

• Wie is de eigenaar van de data?

• Denk na over de mate van beveiliging

• Zijn er specifieke landen waarin uw data opgeslagen moet worden? Het kan namelijk zomaar zijn dat de server van een clouddienst niet in Nederland staat.

• Wat u belangrijk vindt tijdens een cloud storing?

• Wat voor training is er nodig voor de medewerkers?

• Welke steun u hierbij verwacht vanuit de aanbieder.

3. Kies een gewenste cloudoplossing

Een korte recap: u weet nu waarom u een cloudoplossing wilt gebruiken (stap 1), en u heeft een goed beeld van uw wensen (stap 2). Er staat u nu niets meer in de weg, tijd om een cloud oplossing uit te kiezen!

Er zijn veel verschillende soorten leveranciers van clouddiensten. En u vraagt zich vast af, welke is nu de beste? Dit is lastig te zeggen, aangezien iedereen andere wensen heeft. Maak op basis van uw wensenlijst (opgesteld in stap 2) een keuze voor de beste cloudleverancier voor u. Vergelijk de mogelijkheden en de bijkomende kosten. 

Wilt u gaan voor zekerheid? Dan raden wij aan om gebruik te maken van bekende cloudoplossingen zoals Microsoft Office 365 of Google G Suite. Maak overigens altijd gebruik van de mogelijkheid om een clouddienst te testen door middel van de gratis versie. Zo kunt u kosteloos ondervinden of de gekozen clouddienst, het beste past bij uw wensen.

4. Ready? Set? Go!

Heeft u een clouddienst gevonden die aansluit bij uw wensen? Top! Dan rest u nog maar één taak, het daadwerkelijk overstappen naar de cloud.

Bijna alle cloudleveranciers helpen u met de overstap naar de cloud. Maak hier dan ook gebruik van, zij hebben er immers veel ervaring mee. 

Wilt u enkel uw e-mail overzetten naar de cloud, is dit in de meeste gevallen binnen enkele uren gebeurd. Grote hoeveelheden data overzetten naar de cloud kan echter wel veel tijd in beslag nemen. In sommige gevallen zelfs dagen tot weken. 

Ben ik dan zolang mijn gegevens kwijt? Nee. Tijdens het overstappen naar een cloudoplossing draaien de clouddiensten parallel aan uw huidige ICT-oplossing. Pas zodra de cloud volledig functioneel is, kunt u de overstap compleet afronden door afscheid te nemen van uw huidige ICT-oplossing.

5. Tijd om afscheid te nemen van uw huidige ICT-oplossing

Voor u definitief afscheid gaat nemen van uw huidige ICT-oplossing, is het belangrijk om nog een laatste check te doen. 

• Staat al uw gewenste data op de cloud?

• Zijn al uw medewerkers op de hoogte van de cloudoplossing?

• Weten ook alle medewerkers hoe ze moeten werken met deze cloudoplossing?

• Bent u op de hoogte van de hulp die u krijg zodra er iets mis gaat in de cloud?

Antwoord u vier maal ‘ja’ op de bovenstaande vragen, is het tijd om afscheid te nemen van uw huidige ICT-oplossing. De cloudoplossing is vanaf vandaag officieel onderdeel van uw werkwijze binnen het bedrijf.

6. Beveilig uw cloud waar mogelijk

De cloudleverancier doet er alles aan om uw cloud zo goed mogelijk te beveiligen. Toch hebben zij niet alles in handen. 

U, en de medewerkers binnen het bedrijf waar u werkzaam bent, hebben ook een belangrijke taak als het gaat om de beveiliging van de cloudoplossing. Er zijn namelijk een aantal stappen die u kunt ondernemen om de cloudomgeving nog beter te beveiligen:

• Stel indien mogelijk altijd meervoudige verificatie in.

• Zorg dat de verbinding met het bedrijfsnetwerk altijd veilig is. Werk indien nodig met een VPN.

• Zorg dat e-mailberichten versleuteld zijn.

Zorg dat alle medewerkers zich bewust zijn van de bovengenoemde beveiligingsmethoden.

Wilt u er 100% zeker van zijn dat uw cloud goed beveiligd is? Ga dan in zee met een partij die hier gespecialiseerd in is. Zij weten namelijk alles over een veilige cloudomgeving, zo zijn er verschillende partijen die gespecialiseerd zijn in Microsoft 365 beveiliging.

Aan de slag vanuit de cloud

Heeft u alle bovenstaande stappen doorlopen? Dan kunt u vanaf vandaag veilig werken vanuit de cloud. U heeft vanaf nu op elke locatie toegang tot uw data. Ideaal als u een keer vanuit huis wilt werken.

Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen met de cloudleverancier. 

Na het lezen van dit artikel kun je deze vragen zonder enige moeite beantwoorden. Sterker nog, na het lezen van dit artikel wordt prototyping een standaard stap in jouw product (of idee) ontwikkelingsproces.

Wat is prototyping?

Het werkwoord ‘prototyping’ stamt af van het Engelse leenwoord ‘prototype’. Vertaal je deze term letterlijk, dan komt het woordenboek met de volgende vertaling: voorlopig ontwerp. Prototyping betekent dus letterlijk het maken van een voorlopig ontwerp. Als je deze betekenis iets uitgebreider definieert, krijgt prototyping de volgende definitie:

“Het eenvoudig, snel en goedkoop testen van aannames en ideeën binnen een concept door gebruik te maken van een vereenvoudigd experimenteel model van een oplossing.”

Je kunt een prototype dus inzetten om jouw ideeën op een gemakkelijke en schaalbare manier te testen.

Wat zijn de voordelen van prototyping?

Nu je weet wat prototyping inhoudt, is het belangrijk om antwoord te geven op de vraag wat je nou precies hebt aan zo’n prototype. 

Het ondervinden van praktische problemen

Doordat jouw idee tijdens de prototype fase een andere (vaak tastbare) vorm aanneemt, kom je vaak tot bevindingen waar je op voorhand niet direct rekening mee had gehouden. Als alle theoretische aspecten lijken kloppen kun je dus de proef op de som stellen door het idee om te vormen in een prototype. 

Een visualisatie van jouw idee

Een prototype helpt ook bij het visualiseren van een idee. De uitspraak “Een beeld zegt meer dan 1000 woorden” geldt ook vaak voor een prototype. Wat wellicht in woorden moeilijk te omschrijven is, kan met een prototype vereenvoudigd uitgelegd worden. Moet je jouw idee pitchen? Dan kan zo’n prototype dus enorme voordelen hebben.

Beter inzicht in de wensen van de klant

Een product ontwerpen voor een klant is erg lastig. Zeker omdat deze klant vaak redelijk onvoorspelbaar kan zijn. Klanten weten niet wat ze willen, totdat ze het zien.

Een prototype kan je beter inzicht geven of de gerealiseerde oplossing aansluit bij de wensen van de klant. Als de klanten een beeld hebben van de oplossing kunnen ze namelijk beter een mening geven. Ook kun je het prototype gebruiken om gebruikerstesten te verrichten. Hierdoor krijg je inzichten of het prototype voldoet aan de gebruikerseisen.

Het verlagen van de ontwikkelkosten

Hoe meer prototypes er worden ontwikkeld, des te lager de ontwikkelkosten uiteindelijk zullen zijn. Elk nieuw prototype wordt namelijk ontwikkeld op basis van feedback op het vorige prototype. Dus hoe meer prototypes er gemaakt zijn, hoe meer feedback er verwerkt is. Met 

prototyping voorkom je dus onverwachte (dure) aanpassingen ná de lancering van het product.

Prototyping stimuleert het creatieve proces

Zodra je een prototype gemaakt hebt, kun je hierop reflecteren. Daarnaast kun je feedback ontvangen van bijvoorbeeld je collega’s. Hierdoor krijg je nieuwe ideeën waar je voorheen wellicht niet aan gedacht zou hebben. Zo’n prototype triggert dus vaak nieuwe ideeën. 

Verschillende typen prototypen

De term prototyping is niet langer onbekend terrein. Daarnaast weten we nu waarom prototyping van groots belang is. Bouwen dan maar! Welke prototypes zijn er allemaal? En welke prototype is het beste voor jouw idee? Onderstaand een aantal ideetjes om te beginnen met prototyping.

Een schets

Wil je laagdrempelig een prototype maken is een schets misschien wel de oplossing voor jou. Middels een schets kun je jouw idee omzetten in een visueel product.

Paper prototype

Een paper prototype is een prototype van papier of karton. Het voordeel van een paper prototype ten opzichte van een schets is dat je een extra dimensie aan je prototype toevoegt. Dit maakt het idee , zowel letterlijk als figuurlijk, nog tastbaarder.

Storyboard

Een storyboard is een reeks illustraties met bijhorende tekst, die weergeven hoe het een specifiek scenario verloopt. In zo’n storyboard kun je jouw oplossing verwerken. Het voordeel van een storyboard is dat je letterlijk ziet hoe de gebruiker jouw oplossing ervaart.

Mock-up

Een mock-up is een visuele presentatie van jouw oplossing. Je verwerkt als het ware jouw oplossing in een bestaand product, om de visuele aantrekkingskracht van jouw idee te vergroten.

Technisch prototype

In een technisch prototype wordt een oplossing gerealiseerd die zo dicht mogelijk bij de werkelijke vorm van het eindproduct komt. Vaak wordt een technisch prototype gezien als de eerste versie van het eindproduct. Een voorbeeld van zo’n technisch product is een volledig uitgewerkte concept car. Deze concept car wordt vaak uitgebracht door de autofabrikant vóór het daadwerkelijk model op de markt komt. 

Prototype maken

Een prototype is dus een vereenvoudigd experimenteel model van de oplossing wat ervoor zorgt dat ideeën en aannames binnen een concept eenvoudig eenvoudig getest kunnen worden. Door het maken van een prototype ondervind je praktische ideeën, krijg je een visuele representatie van jouw idee, kun je een beter inzicht in de klantwensen krijgen, verlaag je de ontwikkelkosten en stimuleer je het creatieve proces. Waar wacht je dan nog op? Aan de slag!

Is jouw concept complex en heb je hulp nodig bij de uitwerking van het prototype? Schakel dan een Ingenieursbureau in. Zij zijn vaak gespecialiseerd in het bouwen van ingewikkelde prototypes.