Een dagelijks beeld van een secretaresse

Oké een secretaresse gaat nog koffie halen ’s morgens, meestal voor iedereen met wie ze op kantoor zit en nadien wisselen ze af, dan gaat een ander koffie halen. Dit is een manier om even de benen te strekken en even uit het kantoor te zijn. Een secretaresse begint ’s morgens met haar e-mails te lezen en afspraken in de agenda te noteren. Een directiesecretaresse beheert de agenda van de directeur een normale secretaresse meestal niet, alleen in kleinere bedrijven. Ze noteert wanneer er afspraken zijn en waar die gaan plaatsvinden. Een secretaresse werkt ook precies en nauwkeurig, dat moet vaak ook als er onderhandelingen zullen plaatsvinden.

Tijdens een vergadering

Het fijnste wat een secretaresse mag doen tijdens haar werk is bij een vergadering komen zitten. De secretaresse zit naast de baas om alles te noteren wat er precies gezegd is geweest tijdens de vergadering. Naderhand maakt de secretaresse daar een notulen van en die notulen moet naar de baas gaan. Een notulen is een gedetailleerde beschrijving wat er tijdens een bespreking, vergadering is gezegd is geweest.

Brieven typen

Vroeger ging dit per steno maar jammer genoeg wordt dit niet meer gedaan. De baas vertelde wat in de brief moest komen en met behulp van tekens schreef de secretaresse in vlugge tekens om later de brief te typen. Nu is dit vaak op voorhand al vastgelegd in de computer. De secretaresse moet gewoon de brief aanpassen naargelang de situatie.

Telefoon beantwoorden

Niet meteen het spannendste op een werkdag maar er wordt verwacht van een secretaresse dat zij een warme telefoonstem heeft voor de klanten die bellen voor facturatie bijvoorbeeld.