Voordelen ERP software

Het implementeren van ERP software heeft verschillende voordelen voor bedrijven. Met deze software kunnen alle bedrijfsprocessen aan elkaar verbonden worden. Denk hierbij aan de logistiek, administratie en voorraadsystemen. Alle informatie, van het hele bedrijf en dat door iedereen in het bedrijf kan worden verzameld, is voor iedereen bruikbaar. Aparte afdelingen hoeven op die manier niet met aparte systemen te werken. Iedereen hoeft bepaalde data maar één keer op te slaan, omdat ERP systemen goed geïntegreerd zijn.

Nadelen

ERP kantoorautomatisering software sluit soms niet aan op de processen binnen een bedrijf, waardoor de software aangepast moet worden of aanvullende software moet worden aangeschaft. Dit brengt extra kosten met zich mee. Bovendien is een goede implementatie van een ERP systeem niet voldoende. Werknemers binnen een bedrijf moeten immers met het systeem werken en het dus ook accepteren en begrijpen.

ERP voor webshops

ERP software is niet alleen meer interessant voor grote (internationale) bedrijven. Hoewel dit eerst wel zo was, gebruiken tegenwoordig steeds veel meer bedrijven, ook het MKB, ERP systemen. Het systeem is immers ook ideaal voor bedrijven die een of meerdere webshops beheren. Met behulp van ERP kantoorautomatisering software worden de gegevens in een webshop altijd actueel en juist weergegeven.

Omdat het succes van ERP software niet alleen ligt in het juist implementeren van de systemen, spreekt men tegenwoordig van een goede implementatie als er sprake is van onder andere herkenning en betrokkenheid om met het systeem te werken. Zoals eerder vermeld moeten werknemers namelijk wel bereid zijn om met het nieuwe systeem te werken.  

Weinig security kennis

Naas het feit dat veel bedrijven geen security expert in hun organisatie hebben, is het zo dat ze in dat geval ook geen externe expert inhuren. Op die manier is er binnen veel bedrijven niet de juiste kennis aanwezig om de beveiliging van de ICT omgeving te verbeteren en te versterken en om goed voorbereid te zijn op eventuele hackaanvallen.

Waarom zo veel bedrijven geen security expert inhuren of vast aannemen, heeft onder andere te maken met de prioriteit die een bedrijf hieraan geeft. Onder sales managers vindt bijvoorbeeld maar een kwart (24%) ICT beveiliging een top prioriteit binnen een bedrijf. CIO's en IT-managers zijn met 73% juist ruim vertegenwoordigd in het belang van ICT security kamp.

Wat doet een security expert?

De naam 'security expert' geeft het eigenlijk al aan: hij of zij is verantwoordelijk voor de ICT beveiliging van een bedrijf. De specialist stelt een plan op om cyberaanvallen te voorkomen. Een security expert geeft advies over de beveiliging van systemen die nog gebouwd moeten worden. Een andere belangrijke taak van een security expert is om een veiligheidsprotocol op te stellen. Uiteraard zijn de verschillende werkzaamheden afhankelijk van de exacte functie binnen een bedrijf.  

Waarom CRM implementeren?

Je kunt een bedrijf laten groeien wanneer een CRM softwarepakket op de juiste manier wordt ingezet. Alle telefoontjes, mailtjes en gesprekken met een klant worden opgeslagen. Op die manier kan onder andere gemakkelijk de vervolgstap volgen, namelijk het sluiten van een deal. Deze gegevens worden automatisch bijgewerkt en zijn gemakkelijk toegankelijk voor werknemers. Alles wordt op één locatie opgeslagen en medewerkers kunnen hier zowel via een mobiel apparaat als desktop bij. Het implementeren van CRM software zal positieve (bedrijfs)resultaten op gaan leveren

CRM in de Cloud

Zoals zoveel softwarepakketten en programma's tegenwoordig maken ook CRM systemen de overstap naar de Cloud. Eén van de grote voordelen hiervan is dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot dezelfde informatie, of je nu thuis of op kantoor bent. Een CRM systeem dat op de Cloud gebaseerd is, hoeft bovendien niet ook nog apart te worden geïnstalleerd. Bovendien hoeft er geen aparte hardware voor worden aangeschaft, waardoor kosten worden bespaard. Naast kostenbesparing zorgt het er bovendien voor dat je vrij bent van verplichte updates.

Nadelen CRM

Nadat een CRM systeem is geïmplementeerd, moet het systeem up-to-date worden gehouden. Doe je dit niet, dan is het eigenlijk een mislukte investering geweest. Let bovendien goed op welk CRM softwarepakket je bedrijf gaat gebruiken. Er zijn verschillende aanbieders, waardoor je als bedrijf goed de voor- en nadelen moet afwegen. Kijk daarnaast ook naar de wensen en behoeften van je bedrijf.

Geen vervelende ads meer!

Niet alleen worden de 'normale' advertenties geblokkeerd; degene die je bijvoorbeeld op een site tegenkomt die je veel bezoekt. Ook vervelende video advertenties, die vanzelf (inclusief geluid) worden afgespeeld worden geblokkeerd. Denk bijvoorbeeld aan video ads die je op Facebook of Youtube tegenkomt. Wel is het zo dat advertenties die minder opdringerig zijn, niet worden geblokkeerd.

Adblock is voor verschillende internet browsers beschikbaar. Mocht je besluiten het programma te installeren en later niet meer te willen gebruiken, dan is het gemakkelijk te verwijderen.

Bescherm jezelf tegen malware

Hoewel de meeste mensen Adblock installeren om advertenties te blokkeren, zijn er ook mensen die het programma gebruiken om zichzelf tegen malware en malware advertenties te beschermen. Dat zijn advertenties die “besmet” zijn met malware. Op deze manier wordt er geen schade aangericht op je pc of mobiele apparaat.

Nadelen voor onlineverdieners

Nu er ruim 140 miljoen internetgebruikers gebruik maken van Adblock is dit een groot nadeel van onlineverdieners. Denk hierbij aan bloggers of uitgevers. Zij halen minder inkomsten binnen uit advertenties. Een site van een blogger is op zich weinig waard. Deze kan echter blijven bestaan dankzij de advertentie inkomsten van andere bedrijven.

Deze nadelen zijn aan de ene kant niet interessant voor andere internetgebruikers, omdat zij hier geen boodschap aan hoeven te hebben. Echter, het kan voorkomen dat sites die jij leuk vindt en veel bezoekt uit de lucht worden gehaald, omdat ze financieel niet meer onderhouden kunnen worden.

Veiligheid

Hoewel het gebruiken van Adblock wellicht weinig overlap heeft met ICT beveiliging, heeft het wel voordelen voor je eigen 'beveiliging'. Adblock zal namelijk nooit persoonlijke gegevens verzamelen en verspreiden. Het is bovendien een Open Source project, wat onder andere betekent dat het voor iedereen toegankelijk is.

Of je nu wel of geen Adblock gebruikt, dat is volledig aan jezelf. Niet helemaal zeker of je het programma wilt installeren? Vraag dan eens aan bekenden of zij het gebruiken. Adblock is immers zo groot geworden door mond-tot-mond reclame!

Kantoorapplicaties met Open Source oplossingen

Veel bedrijven leveren kantoorautomatisering producten op basis van closed of Open Source oplossingen. Een voorbeeld van een Open Source dienst is Libre Office, de Open Source tegenhanger van Microsof Office. Ook met de diensten van Libre Office kan je tekstverwerken en spreadsheets en presentaties maken. In tegenstelling tot Microsoft is Libre Office echter gratis en je werkt hierbij in de Cloud. Libre Office is een kantoor softwarepakket.

Open Source programma's als Mozilla Thunderbird en ZIMBRA zijn de Open Source tegenhangers van Microsoft Outlook. Je kan op een veilige manier online samenwerken, communiceren via mail en (grote) bestanden delen.

Voordelen kantoorautomatisering

Wanneer je bedrijf minder dan 50 werkplekken heeft, maar ook voor veel bedrijven die meer dan 50 werkplekken hebben, is het de moeite waard om kantoorautomatisering uit te besteden. Doe je dit, dan heb je te maken met variabele kosten, flexibele inzet en minder personeel. Het bedrijf dat je inhuurt voor het beheer van de kantoorautomatisering heeft de specialisten in huis met IT kennis. Op deze manier maak je als bedrijf ook geen scholingskosten. Het is voor veel MKB bedrijven daarom aan te raden om kantoorautomatisering uit te besteden.

Kort door de bocht gezegd: kantoorautomatisering zorgt voor geld-, energie- en tijdbesparing. Het opslaan, beheren en delen van documenten gaat namelijk veel sneller en gemakkelijker. Hierdoor hebben werknemers in een bedrijf ook meer tijd en ruimte om zich te focussen op hun werkzaamheden. Gevolg kan zijn dat ook de productiviteit binnen het bedrijf stijgt.  

Slecht wachtwoord beleid

Bij een matig wachtwoord beleid kun je denken aan wachtwoorden die op een papiertje of in een notitieblok worden opgeschreven. Gewoon, omdat dat gemakkelijk te onthouden is en je je verder geen zorgen hoeft te maken over het feit dat je je wachtwoord wellicht vergeet. Niets is echter zo kwetsbaar voor je ICT beveiliging dan een zwak wachtwoord beleid. Grote kans ook dat persoon X hetzelfde wachtwoord voor meerdere sites gebruikt. Dit maakt je bedrijf extra kwetsbaar, omdat een kwaadwillende zo gemakkelijk toegang heeft tot je netwerk. Je zult het misschien niet geloven, maar er zijn ook mensen die hun wachtwoorden door de gangen schreeuwen. Als bijvoorbeeld een collega even wil inloggen onder iemand naam.

Om het wachtwoord beleid in je bedrijf te verbeteren, kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat jij en je collega's een password manager gebruiken.

Password Manager

Er zijn verschillende password managers die je kunt gebruiken. Een password manager zorgt ervoor dat al uw wachtwoorden centraal beheerd en aangemaakt worden. Je hoeft zelf dus geen wachtwoorden meer te onthouden. Ideaal, want zo kun je ze niet vergeten of verliezen. De wachtwoorden die met een password manager worden aangemaakt, zijn van een hoog beveiligingsniveau. De kans op inbraak door middel van een wachtwoord wordt daardoor kleiner. Dat heeft weer een positieve invloed op de beveiliging van de ICT omgeving.

Zwakke/goede wachtwoorden

Als je liever zelf je wachtwoorden bijhoudt en geen password manager wilt gebruiken, gebruik dan sterke wachtwoorden voor de sites waarop je inlogt. Verzin een lang wachtwoord, bijvoorbeeld een hele zin, met hierin nog een aantal speciale karakters en cijfers. Dergelijke wachtwoorden zijn gemakkelijk te onthouden voor jezelf en moeilijker te kraken.  

Begin januari van dit jaar is de meldplicht datalekken ingevoerd. De Europese wetgeving zal ook ergens dit jaar worden geïntroduceerd als Europese wet. Deze meldplicht houdt in dat organisaties een melding moeten doen bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zodra zij een (ernstig) datalek hebben ontdekt. Op hun site kunt u als bedrijf daarom ook richtlijnen vinden over bijvoorbeeld de beleidsregels betreffende het melden van datalekken.

Wat is een datalek?

Onder een datalek valt niet alleen het lekken van gegevens, maar ook het onrechtmatige verwerken van gegevens. Een datalek houdt in dat er persoonsgegevens vrijgegeven, gewijzigd of vernietigd worden bij een organisatie, zonder dat dit de bedoeling is geweest van de betreffende organisatie. Men spreekt officieel van een datalek als er een inbreuk is geweest op de beveiliging van persoonsgegevens.

Een voorbeeld van een datalek is bijvoorbeeld een gestolen laptop of een verloren USB stick met daarop privacy gevoelige gegevens. Het kan ook zijn dat uw bedrijf slachtoffer is geworden van een cyberaanval en dat hackers gevoelige gegevens van uw medewerkers heeft vrijgegeven. Het is daarom erg belangrijk, vooral in het huidige digitale tijdperk, om de beveiliging ICT omgeving van uw organisatie op niveau te houden.

Datalek melden

In tegenstelling tot wat veel bedrijven denken, hoeft niet ieder datalek te worden gemeld bij de AP. Een bedrijf moet het datalek melden als dit lek leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als er een grote kans is dat dit gaat gebeuren. Om er zeker van te zijn dat u niet onnodig meldingen gaat doen bij de AP hebben zij beleidsregels gepubliceerd die u kunnen helpen bepalen of er sprake is van ernstige nadelige gevolgen. 

Ter inzicht: sinds de invoering van de meldplicht datalekken zijn er bij de AP ruim 700 meldingen van datalekken binnengekomen. Ruim 450 hiervan worden nader bekeken en 10% van deze zaken zijn daadwerkelijk in behandeling en worden onderzocht.  

Betrokkenen

Een bedrijf hoeft betrokkenn, dus de mensen van wie bijvoorbeeld de gegevens zijn gelekt, alleen te informeren als een datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hen persoonlijk. Als de gegevens door goede encryptie ontoegankelijk zijn voor onbevoegden, hoeft u de betrokkenen ook niets te melden. Ook hiervoor heeft de AP beleidsregels geschreven. 

Meldplicht datalekken

De meldplicht datalekken houdt in dat bedrijven en overheden direct een melding moeten doen bij de AP zodra zij een (ernstig) datalek hebben ontdekt. In sommige gevallen moet het lek ook aan de betrokkenen melden.

Maar wat is nu precies een datalek? Een datalek houdt bijvoorbeeld in dat er gegevens worden vrijgegeven, gewijzigd of vernietigd zonder dat dit de bedoeling was van de betreffende organisatie. Onder een datalek valt dus ook het onrechtmatige verwerken van gegevens en niet alleen het lekken van gegevens. Voorbeelden van een datalek zijn bijvoorbeeld een kwijtgeraakte USB stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een hackaanval. Het is dus belangrijk de beveiliging ICT omgeving op niveau te houden.

ICT beveiliging scans

Een manier om de ICT beveiliging van uw bedrijf te verbeteren, is om een professioneel ICT security bedrijf in te schakelen. Een bedrijf dat gespecialiseerd is in ICT beveiliging kan uw organisatie inzicht geven in de huidige status van uw ICT beveiliging. Dit doen ze met name door verschillende security scans. Deze scans ondersteunen u bij het verbeteren en behouden van het ICT beveiligingsniveau van uw bedrijf.

ICT bedrijven onderzoeken onder andere waar de kwetsbaarheden liggen op het gebied van ICT. Op deze manier worden onder andere de risico's van uw website op het gebied van hackaanvallen in kaart gebracht. Op basis van een rapportage kunt u (eventueel) actie ondernemen om de beveiliging van uw ICT omgeving te verbeteren.

Creëer awareness

U kunt nog zo uw best doen om de beste oplossingen voor uw ICT beveiliging in te zetten, als er geen awareness onder uw werknemers is, heeft u nog een lange weg te gaan. Het is dus belangrijk om werknemers bewust te maken van het belang van een goed beveiligde ICT omgeving. U kunt bijvoorbeeld met behulp van trainingen en workshops collega's bewust maken van het belang van een goed wachtwoord beleid en de potentiële gevolgen van een hackaanval.