Zo leid je een vruchtbare vergadering
PDF versie | Print Versie | Html Versie
Auteur: Duodeka | Via Artikel Post
Gezien: 450 |
Aantal woorden: 1949 |
Datum: Wed, 17 Jun 2020 |
0 commentaar
Vergaderen is iets wat we bijna wekelijks doen. Het is waarschijnlijk niet iets wat je graag doet, maar wel iets wat super handig kan zijn en belangrijk. Hoe doe je dit succesvol doen? In dit blog zullen wij tips delen voor zowel de voorzitter als deelnemers om een vruchtbare vergadering te leiden. Men bedoelt met een vruchtbare vergadering een vergadering die succesvol is, waar iets waardevols uit voortvloeit.
Tips voor een vruchtbare vergadering
Voorafgaand aan de vergadering
-
Zorg voor een goede voorbereiding
Voor de voorzitter:
Zorg dat je de agendapunten op een rijtje hebt. Wanneer er van te voren al notulen kunnen worden toegevoegd, doe dit dan ook. Zo kunnen deelnemers de agenda inclusief notulen van tevoren lezen en voorbereiden. Mocht je informatie nodig hebben van iemand anders, vraag diegene dan van tevoren deze in te vullen onder het desbetreffende agendapunt. Stuur de agenda naar alle deelnemers zodat zij ook de gelegenheid hebben om zich optimaal voor te bereiden.
Voor de deelnemers:
Een goede voorbereiding scheelt veel tijd. Wanneer de deelnemers goed voorbereid zijn, zal de vergadering ook soepeler verlopen. Zorg ervoor dat je de agenda doorgenomen hebt en eventuele aanvullingen hebt gedaan. Door het doornemen van alle agendapunten ben je op de hoogte van alle aspecten die besproken zullen worden.
-
Bekijk wie er deel moet nemen aan de vergadering
Voor de voorzitter:
Nodig niet teveel mensen uit en selecteer alleen diegene die ook echt belangrijk en een toevoeging zijn aan de vergadering. Ook kan je er voor kiezen om sommige mensen alleen bij een aantal agendapunten aanwezig te zijn, zo voorkom je dat deelnemers irrelevante punten mee krijgen en tijd overhouden voor ander werk.
-
Zorg dat je op tijd bent!
Dit geldt voor iedereen. Het is vervelend wanneer een vergadering al begonnen is en dan opeens mensen binnen komen lopen en bijgepraat moeten worden. Dit kost niet alleen veel tijd, maar is ook gewoon heel onprettig.
Tijdens de vergadering
-
Laat iedereen aan het woord
Voor de voorzitter:
Geef deelnemers ruimte om hun mening te geven en dus iedereen aan het woord te laten. Mocht je merken dat iemand afdwaalt van het onderwerp of wel erg lang erover blijft praten, spreek diegene er dan op aan zodat er niet teveel tijd verloren gaat.
-
Houd je aan de agenda
Zorg dat er niet afgeweken wordt van de vastgestelde agenda. Mocht dit wel gebeuren, zet dit punt dan onder het kopje WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt) en bespreek het op het einde. Ook kan er voor gekozen worden om de eerstvolgende vergadering dit punt te bespreken.
-
Notuleren
Zorg dat er iemand is die de vergadering notuleert. Dit hoeft niet letterlijk woord voor woord. Het is belangrijk dat de belangrijkste informatie en besluiten worden vastgelegd in kernwoorden.
-
Duidelijke actiepunten en beslissingen
Het is belangrijk dat voor iedereen duidelijk is wat hij of zij nu te doen staat. Som dus alle actiepunten op en hang die aan elke deelnemer. Zo zorg je ervoor dat ook iedereen wat zijn taak is en dit zal doen. Daarnaast is het belangrijk om alle beslissingen die zijn genomen goed op te sommen en te zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte is.
Na afloop van de vergadering
-
Stuur de notulen naar alle deelnemers
Voor de voorzitter:
Stuur na afloop van de vergadering de notulen naar alle deelnemers. Zo kan iedereen op zijn gemak en altijd nog even teruglezen wat er is gezegd.
-
Actiepunten uitvoeren
Voer de actiepunten die zijn opgesomd zijn uit. Als het goed is weet je welke actiepunten voor jou gelden. Door deze ook echt uit te voeren zal de vergadering ook echt succesvol zijn geweest, een vruchtbare vergadering dus!
Om vruchtbaar te vergaderen, kan het heel waardevol zijn om met een vergadertool te werken. Een vergadertool helpt je om dit gehele proces te digitaliseren en deels te automatiseren.
Over de Auteur
Duodeka is een venture builder & digital transformer voor het MKB.
Gerelateerde artikelen
- deel dit artikel met anderen
Beoordeling: Nog niet beoordeeld
Login om te stemmen
Commentaar 
Geen commentaar geplaatst.
Commentaar toevoegen
Je hebt geen toestemming om commentaar te geven. Als je inlogt dan mag je misschien wel commentaar toevoegen.
