Starten met werken vanuit de cloud? Volg deze stappen!
PDF versie | Print Versie | Html Versie
Auteur: MatthewScherpOnline | Via Artikel Post
Gezien: 666 |
Aantal woorden: 4184 |
Datum: Fri, 19 Feb 2021 |
0 commentaar
Is thuiswerken ook het nieuwe normaal bij u op kantoor? Wilt u altijd eenvoudig toegang tot uw data? Wellicht is het dan wel vandaag dé dag om over te stappen op de cloud.
Werken vanuit de cloud betekent dat uw data (en vaak ook uw programma's) op elke locatie en op ieder apparaat bereikbaar zijn. Ze staan spreekwoordelijk opgeslagen in de ‘cloud’. In praktijk betekent niet meer dan dat uw data opgeslagen staat op een server waar u ieder moment van de dag toegang tot heeft.
Overtuigd om te gaan werken vanuit de cloud? Onderstaand een aantal stappen die u kunt doorlopen om uw start te maken met werken in de cloud.
1. Denk na over wat u in de cloud wilt zetten
Naast dat de cloud een oplossing is om vanaf elke locatie toegang te hebben tot uw data, is de cloud ook erg handig voor het back-uppen van data.
Waarvoor wilt u de cloud gaan inzetten? Voordat u deze vraag beantwoordt, is het handig om de huidige bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Welke programma's gebruikt, welke data moet altijd toegankelijk zijn? Welke data mag absoluut niet verloren gaan en kunt op de cloud plaatsen als back-up?
Het is niet verplicht om direct al uw data op de cloud te plaatsen. Overleg ook met medewerkers, zij moeten tenslotte met de cloud gaan werken en weten vaak ook welke data eenvoudig toegankelijk moet zijn.
Privacygevoelige data op de cloud?
Denk ook goed na over wat de beste oplossing is voor uw privacygevoelige data. Zogeheten ‘data leaks’ zijn namelijk in het verleden nog al eens voorgevallen. Dit wilt niet zeggen dat uw data in de cloud niet veilig is. Partijen zoals Microsoft doen er namelijk alles aan om hun data te beschermen. Daarnaast zijn er zelf een aantal stappen die u kunt nemen om de veiligheid van uw data te vergroten. Zie hiervoor stap 6: Beveilig uw cloud waar mogelijk.
Niet zeker of u de data in de cloud of op uw eigen server (lokaal) wilt opslaan? Hoe de volgende richtlijnen aan:
Data voor in de cloud
-
Data waarvan u een back-up wilt
-
Programma's waar uw bedrijf vaak mee werkt
-
Niet gevoelige data
Data voor op uw eigen server (lokaal)
-
Zelfontwikkelde software
-
(Privacy) gevoelige data
2. Maak een overzicht van uw wensen
U weet nu welke data u op de cloud wilt zetten, de volgende stap is om uw wensen in kaart te brengen. Dit kunt u gemakkelijk doen door een programma van eisen (PvE) op te stellen.
In dit plan geeft u antwoord op de vraag: wat verwacht u precies van uw cloudleverancier? Hou hierbij uw keuzes bij stap 1 in het achterhoofd. Verwerk de volgende onderdelen in uw programma van eisen:
-
Wat wilt u in de cloud kunnen doen? Denk hierbij aan e-mail, samenwerken, back-ups maken, het beheren van klanten, etc.
-
Welke eisen stelt uw branche? Zo zijn er in de medische branche namelijk wat beperkingen als het gaat om de opslag van medische gegevens.
-
Wat voor budget is er beschikbaar voor de cloudoplossing?
-
Wie is de eigenaar van de data?
-
Denk na over de mate van beveiliging
-
Zijn er specifieke landen waarin uw data opgeslagen moet worden? Het kan namelijk zomaar zijn dat de server van een clouddienst niet in Nederland staat.
-
Wat u belangrijk vindt tijdens een cloud storing?
-
Wat voor training is er nodig voor de medewerkers?
-
Welke steun u hierbij verwacht vanuit de aanbieder.
3. Kies een gewenste cloudoplossing
Een korte recap: u weet nu waarom u een cloudoplossing wilt gebruiken (stap 1), en u heeft een goed beeld van uw wensen (stap 2). Er staat u nu niets meer in de weg, tijd om een cloud oplossing uit te kiezen!
Er zijn veel verschillende soorten leveranciers van clouddiensten. En u vraagt zich vast af, welke is nu de beste? Dit is lastig te zeggen, aangezien iedereen andere wensen heeft. Maak op basis van uw wensenlijst (opgesteld in stap 2) een keuze voor de beste cloudleverancier voor u. Vergelijk de mogelijkheden en de bijkomende kosten.
Wilt u gaan voor zekerheid? Dan raden wij aan om gebruik te maken van bekende cloudoplossingen zoals Microsoft Office 365 of Google G Suite. Maak overigens altijd gebruik van de mogelijkheid om een clouddienst te testen door middel van de gratis versie. Zo kunt u kosteloos ondervinden of de gekozen clouddienst, het beste past bij uw wensen.
4. Ready? Set? Go!
Heeft u een clouddienst gevonden die aansluit bij uw wensen? Top! Dan rest u nog maar één taak, het daadwerkelijk overstappen naar de cloud.
Bijna alle cloudleveranciers helpen u met de overstap naar de cloud. Maak hier dan ook gebruik van, zij hebben er immers veel ervaring mee.
Wilt u enkel uw e-mail overzetten naar de cloud, is dit in de meeste gevallen binnen enkele uren gebeurd. Grote hoeveelheden data overzetten naar de cloud kan echter wel veel tijd in beslag nemen. In sommige gevallen zelfs dagen tot weken.
Ben ik dan zolang mijn gegevens kwijt? Nee. Tijdens het overstappen naar een cloudoplossing draaien de clouddiensten parallel aan uw huidige ICT-oplossing. Pas zodra de cloud volledig functioneel is, kunt u de overstap compleet afronden door afscheid te nemen van uw huidige ICT-oplossing.
5. Tijd om afscheid te nemen van uw huidige ICT-oplossing
Voor u definitief afscheid gaat nemen van uw huidige ICT-oplossing, is het belangrijk om nog een laatste check te doen.
-
Staat al uw gewenste data op de cloud?
-
Zijn al uw medewerkers op de hoogte van de cloudoplossing?
-
Weten ook alle medewerkers hoe ze moeten werken met deze cloudoplossing?
-
Bent u op de hoogte van de hulp die u krijg zodra er iets mis gaat in de cloud?
Antwoord u vier maal ‘ja’ op de bovenstaande vragen, is het tijd om afscheid te nemen van uw huidige ICT-oplossing. De cloudoplossing is vanaf vandaag officieel onderdeel van uw werkwijze binnen het bedrijf.
6. Beveilig uw cloud waar mogelijk
De cloudleverancier doet er alles aan om uw cloud zo goed mogelijk te beveiligen. Toch hebben zij niet alles in handen.
U, en de medewerkers binnen het bedrijf waar u werkzaam bent, hebben ook een belangrijke taak als het gaat om de beveiliging van de cloudoplossing. Er zijn namelijk een aantal stappen die u kunt ondernemen om de cloudomgeving nog beter te beveiligen:
-
Stel indien mogelijk altijd meervoudige verificatie in.
-
Zorg dat de verbinding met het bedrijfsnetwerk altijd veilig is. Werk indien nodig met een VPN.
-
Zorg dat e-mailberichten versleuteld zijn.
Zorg dat alle medewerkers zich bewust zijn van de bovengenoemde beveiligingsmethoden.
Wilt u er 100% zeker van zijn dat uw cloud goed beveiligd is? Ga dan in zee met een partij die hier gespecialiseerd in is. Zij weten namelijk alles over een veilige cloudomgeving, zo zijn er verschillende partijen die gespecialiseerd zijn in Microsoft 365 beveiliging.
Aan de slag vanuit de cloud
Heeft u alle bovenstaande stappen doorlopen? Dan kunt u vanaf vandaag veilig werken vanuit de cloud. U heeft vanaf nu op elke locatie toegang tot uw data. Ideaal als u een keer vanuit huis wilt werken.
Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen met de cloudleverancier.
Over de Auteur
Matthew is SEO Specialist en werkt in dienst van verschillende bedrijven
Gerelateerde artikelen
- deel dit artikel met anderen
Beoordeling: Nog niet beoordeeld
Login om te stemmen
Commentaar 
Geen commentaar geplaatst.
Commentaar toevoegen
Je hebt geen toestemming om commentaar te geven. Als je inlogt dan mag je misschien wel commentaar toevoegen.
